Главная - Уголовное право - Какие документы по персоналу должны храниться в организации и сколько

Какие документы по персоналу должны храниться в организации и сколько


какие документы по персоналу должны храниться в организации и сколько

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Сроки хранения, определенные законом

В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.

Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

  • постоянного хранения;
  • долговременного – более 10 лет;
  • кратковременного – менее 10 лет.

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.

Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

  • в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
  • полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.

Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

При увольнении документы, связанные с работником, оформляются в отдельную папку, прошиваются, нумеруются и сдаются в архив — наступает последующая стадия.

Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

Реестр должностей федеральной государственной гражданской службыПостоянно (1)(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения веденияРеестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской ФедерацииПостоянно (1)(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения веденияРеестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащихПостоянно (1)(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения веденияПриказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лета) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;50/75 лет ЭПКб) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;5 лет (1)в) о служебных проверках;5 летг) о направлении в командировку работников;5 лет (1)д) о дисциплинарных взысканиях3 годаТрудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении50/75 лет ЭПК–Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем3 года–Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:–а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;15 летб) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;5 летв) конкурсные бюллетени5 летДокументы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):–а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;3 годаб) лиц, не принятых на работу1 годДокументы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации5 лет–Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:(1) После замены новымиа) по месту утверждения;Постоянноб) в других организациях3 года (1)Согласие на обработку персональных данных3 года (1)(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договоромТиповые должностные регламенты (инструкции), профиль должности3 года (1)(1) После замены новымиДолжностные регламенты (инструкции) работников50/75 лет–Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих50/75 лет ЭПК–Личные дела руководителей и работников организаций (1)50/75 лет ЭПК(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организацииАкты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)50 лет–Характеристики, справки об объективных сведениях на работников5 лет–Листы собеседования, стажировочные листы водителей5 лет–Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (1)(1) Невостребованные работниками – 50/75 летСведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника50/75 лет–Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий1 год–Отчеты работников о командировках5 лет ЭПК–Графики отпусков3 года–Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий3 года–Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников3 года–Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими5 лет–Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе5 лет–Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе5 лет (1)(1) После снятия с учетаЖурналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе5 лет–Кодексы профессиональной этики:–а) по месту утверждения;Постоянноб) в других организацияхДо замены новымиОтчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним1 год–Списки:–а) членов руководящих и исполнительных органов организации;Постоянноб) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;Постояннов) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;Постоянног) работников, прошедших аттестацию;5 летд) кандидатов на выдвижение по должности;До замены новымие) совмещающих работу с получением образования;5 летж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;5 летз) лиц, выезжающих за границу5 летКниги, журналы, карточки учета, базы данных:–а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;50/75 летб) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);50/75 летв) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;50/75 летг) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;5 летд) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;5 лете) лиц, подлежащих воинскому учету;5 летж) отпусков;5 летз) прихода и ухода работников, местных командировок;1 годи) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;50/75 летк) выдачи служебных заграничных паспортов5 лет

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Сколько лет нужно хранить документы по ОТ

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.

Пример:

Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

  • если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
  • если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Скачайте таблицу полностью

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Квалификационные требования, профессиональные стандарты:–а) по месту утверждения;Постоянноб) в других организацияхДо замены новымиТиповые дополнительные профессиональные программы:–а) по месту утверждения;Постоянноб) в других организацияхДо замены новымиПрограммы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:–а) по месту утверждения;5 летб) в других организацияхДо замены новымиУчебные планы, задания5 лет–Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:–а) по месту разработки;Постоянноб) в других организацияхДо минования надобностиДокументы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий5 лет–Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ1 год–Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:–а) по месту утверждения;5 летб) в других организацияхДо минования надобностиОтчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников5 лет–Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников5 лет–Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним10 лет–Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении5 лет–Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам5 лет–Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности5 лет–Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов50 лет–Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов1 год–Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации5 лет–Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруЖурналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ3 года–Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ1 год–Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации1 год–Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам5 лет–Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся5 лет–Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации3 года–Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации3 года–

Промышленная и радиационная безопасность

1. Промышленная безопасность2. Радиационная безопасностьОрганизации, которые занимаются проектированием, конструированием, изготовлением, реализацией, испытаниями, монтажом, эксплуатацией, радиационным контролем, техническим обслуживанием (в том числе ремонтом и наладкой), зарядкой, перезарядкой (закрытыми радионуклидными источниками), транспортированием, хранением и утилизацией радионуклидных дефектоскоповЮридические лица, которые осуществляют проектирование, конструирование, изготовление, реализацию, испытания, монтаж, эксплуатацию, техническое обслуживание, радиационный контроль, транспортирование, хранение и утилизацию рентгеновских дефектоскопов и оборудования для рентгеновской дефектоскопии, проектирование, конструирование, изготовление и эксплуатацию средств радиационной защиты для рентгеновской дефектоскопииПротиводействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путемРекламаСвязьСельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйствоСМИСтрахованиеЖурнал учета страховых полисов и иных бланков строгой отчетности; журналы учета договоров страхования, сострахования, журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования, сострахования, журналы учета договоров, принятых в перестрахование, и журналы учета убытков по договорам, принятым в перестрахование (по страхованию иному, чем страхование жизни); журналы учета договоров страхования и страховых выплат (по страхованию жизни); расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервовСтроительствоТаможенное делоТехническое регулированиеабз. 4 п. 12 Положения об особенностях оценки соответствия оборонной продукции (работ, услуг), поставляемой по государственному оборонному заказу, процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации и захоронения указанной продукции, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.10.2012 N 1036Торговля

Электронное хранение

Удобство хранения архивной документации в электронном виде привело к разработке правил, утвержденных приказом Минкультуры России №526 от 31.03.2015г, в результате соблюдения которых исключается утрата, искажение и уничтожение информации.

Использование электронного носителя разрешается при условии:

  • наличия, как минимум, 2-х экземпляров электронной версии – рабочий и основной;
  • обеспечения необходимыми программными и техническими средствами для полноценной работы с документами;
  • организации охраны от недозволенного доступа к содержимому архива.

Один раз в пять лет предприятие обязано проводить технический контроль содержимого электронного архива и проводить перезапись устаревшей информации.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *